ما هي الإدارة؟
من المنظور التنظيمي الإدارة هي إنجاز أهداف تنظيمية من
خلال الأفراد وموارد أخرى. وبتعريف أكثر تفصيلا
للإدارة يتضح أنها أيضا إنجاز الأهداف من خلال القيام بالوظائف الإدارية الأربعة
الأساسية (التخطيط – التنظيم – التنفيذ و التوجيه – الرقابة)
ما الهدف من تعلّم الإدارة؟
إن الهدف الشخصي من تعلم الإدارة ينقسم إلى
شقين هما:
- زيادة مهاراتك.
- تعزيز قيمة التطوير الذاتي لديك.
من المؤكد أنك ستطبق أصول الإدارة في عملك وفي
حياتك الخاصة أيضا. لكن تطبيقها يعتمد على ما تقوم بعمله. فعندما تعمل مع موارد
محددة ومعروفة يمكنك استخدام الوظائف الأربعة للإدارة. و قد تختلف الأعداد حسب
المهام و نمط الإدارة و المؤسسة.
سنقوم الآن بشرح كل وظيفة من هذه الوظائف
الخمسة بشكل مبسط، فهذا يساعد على فهم ما هي الإدارة وكيف يمكنك تطبيقها في حياتك
أو مهنتك.
الوظائف الأربع: (التخطيط – التنظيم – التنفيذ و التوجيه – الرقابة)
1. التخطيط: هذه
الوظيفة الإدارية تهتم بتوقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف
التنظيمية.
والتخطيط عملية مستمرة
تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن الأسئلة
مثل ماذا يجب أن نفعل، ومن يقوم به، وأين،
ومتى، وكيف.
بواسطة التخطيط سيمكنك إلى حد كبير كمدير من تحديد الأنشطة
التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف.
خطوات إعداد الخطط
التنفيذية:
الخطوة الأولى: وضع
الأهداف
الخطوة
الثانية: تحليل وتقييم البيئة
والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف.
الخطوة الثالثة: تحديد
البدائل
الخطوة الرابعة: تقييم
البدائل
الخطوة الخامسة: اختيار
الحل الأمثل
الخطوة السادسة: تنفيذ
الخطة: تحديد من سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة
له
الخطوة السابعة: مراقبة
وتقييم النتائج: التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها
وإجراء التعديلات اللازمة لها.
2. التنظيم: يعرف
التنظيم على أنه الوظيفة الإدارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من
خلال تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات. تحديد أنشطة العمل التي يجب
أن تنجز لتحقيق الأهداف التنظيمية وتصنيف أنواع الأعمال المطلوبة ومجموعات العمل
إلى وحدات عمل إدارية.
ويسير التنظيم في خطوات اربع هي:
الخطوة الأولى: احترام الخطط والأهداف:
الخطط تملي على المؤسسة الغاية
والأنشطة التي يجب أن تسعى لإنجازها.
الخطوة الثانية: تحديد الأنشطة الضرورية لإنجاز الأهداف:
الخطوة الثالثة: تفويض العمل والسلطات:
الخطوة الرابعة: تصميم مستويات العلاقات: يُعَرفْ علاقات العمل بين المصالح العاملة.
ويجعل القرار النهائي تحت السيطرة (تحديد عدد المرؤوسين تحت كل رئيس مصلحة فتعدد
القرارات فلتحذر الخروج عن الهدف).
التنفيذ و التوجيه: أي تنفيذ المهام المنوطة بعد
توزيعها على الموظفين و توجيههم. وإرشادهم وتحفيزهم باتجاه أهداف المؤسسة.
3.
مهام التوظيف الخمسة:
أولا: توفير الموظفين:
في هذه العملية يجب على
الإدارة جذب الموظفين لسد الاحتياجات من الوظائف الشاغرة..
ثانيا: بعد عملية التوفير، يتم تقييم هؤلاء الموظفين
والاختيار: من بينهم للقيام بمهامهم في
الأفراج و المستويات الدراسية، ويتم الاختيار حسب التطابق مع الاحتياجات.( الكفاءة
و الأقدمية ربما..)
ثالثا: يجب أن يتم دمج الموظف الجديد في العمل
بالمؤسسة من خلال المجالس و تعريفه بالمؤسسة و زملائه الذين سيتعاون معهم و الكيفية (التنسيق)و
بتعريفه بالأهداف.
رابعا: التدريب والتطوير: من خلال التدريب والتطوير
تحاول المؤسسة زيادة قدرة الموظفين على المشاركة في تحسين كفاءة المؤسسة.
التدريب: يهتم بزيادة مهارات
الموظفين. و يتم ذلك بالاعتماد على
التوجيه و الزيارات المتكررة في الأقسام و من خلال الحضور في المجالس المختلفة.
خامسا: تقييم الأداء: من خلا ل المتابعة الميدانية للتأكد من أن الأداء الفعلي للعمل يوافق معايير
الأداء المحددة مع تسجيل ذلك في بطاقات
الزيارة و المردودية.
4.
الرقابة:
الوظيفة الإدارية الأخيرة هي مراقبة أداء المؤسسة ككل وتحديد ما
إذا كانت حققت أهدافها أم لا.
خطوات العملية الرقابية الأربعة:
وظيفة الرقابة مرتبطة بشكل
كبير بالتّخطيط . في الحقيقة، الغرض الأساسيّ من الرقابة هو تحديد مدى نجاح وظيفة
التخطيط.
إعداد معايير الأداء: المعيار أداة قياس، كمّيّة أو نوعيّة، صمّمت
لمساعدة المدير في قياس أداء الموظفين. المعايير تستخدم لتحديد التقدّم، أو التأخر عن الأهداف.
